Ini yang harus kamu lakukan, agar acaramu berjalan lancar

Agar sebuah event dapat berjalan lancar pasti membutuhkan persiapan yang matang. Mulai dari konsep acara, susunan acara sampai anggaran yang dikeluarkan harus dibicarakan matang-matang. 

Berikut beberapa Tips yang akan mimin bagikan biar acara atau event yang kamu handel berjalan lancar dan sukses. 

Buat Tema / Konsep yang Jelas

Tema atau konsep menjadi salah satu faktor terpenting dalam terselenggaranya sebuah acara. Lalu bagaimana cara membuat tema ataupun konsep yang bagus untuk sebuah acara? Pastinya hal pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan diskusi atau brainstorming mengenai susunan konsep acara antara pihak penyelenggara dengan tim yang akan mengeksekusi acara. Penyusunan konsep ini juga didasarkan pada target audiens, dimana target audiens memiliki peran penting. Sebagai contoh untuk event konser musik k-pop ditujukan untuk kalangan menengah keatas baik gender perempuan maupun laki-laki dengan target usia 15-30 tahun. 

Lalu bagaimana cara membuat tema atau konsep yang menarik ?

Untuk membuat konsep acara yang menarik hal pertama yang dilakukan adalah dengan mencari referensi sebanyak-banyaknya kemudian menyusun konsep awal dan melakukan proses brainstorming ide dengan team untuk menentukan tema yang akan dibuat.

Perencanaan Anggaran (Budgeting)

Tahap selanjutnya yang harus dilakukan setelah terkonsep sebuah acara adalah penentuan budget atau anggaran yang akan dikeluarkan. Penyelenggaraan sebuah event ataupun acara pastinya tidak memerlukan anggaran yang sedikit, maka dari itu perencanaan anggaran harus direncanakan dengan tepat. 

Apa saja tahapan untuk melakukan Perencanaan Anggaran?

Tahap pertama dalam perencanaan anggaran adalah dengan menentukan pedoman anggaran. Dalam penentuan pedoman anggaran, biasanya menggunakan pedoman anggaran sebelumnya dengan menyesuaikan kegiatan yang akan berlangsung. 

Tahap kedua dalam perencanaan anggaran adalah persiapan anggaran. Dalam persiapan anggaran ini tidak hanya dibebankan kepada divisi atau bagian keuangan, tetapi juga semua divisi atau bagian lain yang bersangkutan dalam agar menentukan titik temu sehingga acara yang akan berlangsung dapat berjalan dengan baik. 

Tahap ketiga dalam perencanaan anggaran adalah penentuan anggaran. Dalam penentuan anggaran ini pastinya tidak terlepas dari campur tangan manajer beserta direksi dan jajarannya untuk melakukan pengesahan anggaran. 

Tahap keempat acara yang akan berlangsung adalah pelaksanaan anggaran. Setelah penentuan anggaran disahkan, anggaran sudah bisa dilaksanakan dengan pengawasan manajer. Dalam pelaksanaan anggaran ini, setiap divisi atau bagian akan diminta untuk membuat laporan dari setiap anggaran yang dikeluarkan. 

Penentuan Guest Star

Guest Star atau pengisi acara merupakan jantung terselenggaranya sebuah acara. Selain itu, terkait pengisi acara juga harus disesuaikan dengan event atau acara yang diselenggarakan. Sebagai contoh event musik, pastinya pengisi acara nya adalah seorang penyanyi atau grup band. Lain halnya dengan acara webinar, pastinya membutuhkan narasumber yang ahli dan kompeten di bidangnya untuk mengisi acara. Tim penyelenggara juga harus mengundang pengisi acara jauh-jauh hari sebelum acara diselenggarakan dan memastikan bahwa pengisi acara akan hadir pada acara yang telah direncanakan. 

Lalu bagaimana cara menentukan Guest Star yang tepat ?

Untuk menentukan Guest Star yang tepat, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat daftar artis yang dianggap cocok untuk mengisi acara yang akan diselenggarakan, lalu menghubungi daftar artis tersebut. Langkah selanjutnya adalah dengan menentukan fee serta mendata kebutuhan yang akan dibutuhkan oleh sang artis. Selain itu adalah menyesuaikan MC atau pembawa acara dengan artis yang akan diundang agar acara menjadi lebih hidup dan meriah. 

Timeline yang Tersusun & Rundown yang Terencana

Penyusunan Timeline juga termasuk dari salah satu bagian kesuksesan sebuah acara ataupun event. Timeline sangat diperlukan agar penanggung jawab acara, koordinator lapangan dan tim yang ada dibalik event atau acara tersebut bisa bahwa pekerjaan ataupun acara selesai tepat pada waktunya. 

Rundown merupakan rangkaian kegiatan di hari-H, dengan adanya rundown akan memudahkan penyusunan timeline juga. Selain itu, Rundown juga sangat penting bagi para pengunjung yang akan hadir pada acara atau event yang telah diselenggarakan.

Lalu bagaimana cara menyusun rundown sebuah acara ?

Langkah-langkah untuk menyusun sebuah rundown diantaranya:

1. Menyiapkan semua informasi yang terkait dengan acara yang diselenggarakan, seperti tema, waktu, tempat serta siapa saja yang akan terlibat di acara tersebut. 
2. Eksekusi semua informasi yang didapat menjadi sebuah laporan yang dibuat dengan tabel yang jelas. 
3. Jika sudah, lakukan pengecekan dengan tim yang terlibat. 

Selain hal-hal di atas tadi kalau menurut kalian apa yang bisa jadi faktor suksesnya sebuah acara? 

Pastinya untuk setiap kesuksesan sebuah acara ataupun event yang diselenggarakan, tidak terlepas dari berbagai faktor pendukung suksesnya acara yang diselenggarakan. Dengan perencanaan yang matang dan eksekusi lapangan yang bagus dan tepat pastinya sebuah event atau acara bisa berhasil diselenggarakan sesuai harapan.